Reglamentos de Educación Continua

Reglamento de inscripción y proceso de matrícula

Proceso de matrícula
La inscripción a los programas de Educación Continua se realiza a través del portal institucional o de los canales habilitados por la Universidad. El participante recibirá confirmación del inicio del programa por correo electrónico una vez se alcance el número mínimo de participantes requerido para su ejecución. Al momento de la inscripción, el participante deberá otorgar su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales, a través del mecanismo que la Universidad disponga para el efecto, en el cual se le informarán las finalidades del tratamiento, sus derechos como titular y los canales para ejercerlos. La Universidad conservará prueba de dicha autorización.
Nota: Se recomienda a los participantes que residan fuera de la sede no incurrir en gastos de desplazamiento hasta recibir la confirmación oficial de inicio del programa.

Inscripción tardía
La Universidad podrá admitir participantes después de la fecha de inicio del programa, siempre que no se haya ejecutado más del 20 % de las clases. El participante que ingrese de manera tardía es responsable de cumplir con el requisito mínimo de asistencia del 80 % de las horas totales del programa para acceder al certificado correspondiente.

Inscripción modular
Un participante puede inscribirse a uno o varios módulos de un programa. En ese caso, recibirá certificado de asistencia y/o aprobación según corresponda, siempre que cumpla con el requisito mínimo de asistencia del 80 % en cada módulo matriculado. Los módulos aprobados podrán acumularse para completar el certificado de un diplomado.

Inscripción de participantes extranjeros
Los participantes de otros países deben contar con la visa o permiso de ingreso vigente requerido para su situación migratoria. En algunos casos, la Universidad podrá expedir carta de invitación o de inscripción para apoyar la gestión del Permiso de Integración y Desarrollo ante Migración Colombia o el que esté vigente en el momento de inicio del curso. Se contemplan las disposiciones que flexibilizan la entrada de ciudadanos de los países de la CAN y el Mercosur.

Reglamento de cancelaciones

Cancelación por parte de la Universidad
La Universidad EAFIT se reserva el derecho de cancelar, modificar la fecha, el horario, los docentes o la sede de un programa por razones de fuerza mayor o caso fortuito, o cuando no se alcance el número mínimo de participantes requerido para su ejecución. En caso de cancelación por parte de la Universidad, el participante matriculado podrá optar por:
•    Conservar el valor pagado como saldo a favor para ser aplicado a otro programa, con un descuento adicional del 10 %.
•    Solicitar la devolución del 100 % del valor de la matrícula, sin descuento por comisiones bancarias.

Cancelación por parte del participante
El participante que decida retirarse de un programa debe enviar su solicitud por escrito al correo electrónico inscripciones-ep@eafit.edu.co, a más tardar un día hábil antes de la fecha de inicio del programa. En este caso se realizará el reembolso del 100 % del valor pagado, descontando únicamente la comisión bancaria del medio de pago utilizado.
Si el participante solicita el retiro una vez iniciadas las clases, la devolución será del 80 % del valor pagado, siempre que no haya transcurrido más del 10 % del programa (en programas de hasta 100 horas) o más del 5 % (en programas de mayor duración).

Cancelación por fuerza mayor o caso fortuito
En casos de calamidad personal, enfermedad grave o fallecimiento debidamente acreditados, la Universidad reconocerá el valor proporcional de las clases no cursadas como saldo a favor, descontando el valor de las sesiones ya tomadas. Dicho saldo tendrá una vigencia de un año para ser aplicado en cualquier otro programa de Educación Continua. En caso de fallecimiento se procederá con la devolución correspondiente a quien acredite su calidad de causahabiente de acuerdo con el orden sucesoral. 

Disposiciones comunes a todos los casos de cancelación
•    Las devoluciones de dinero no se realizarán a terceros distintos al titular de la matrícula, excepto en caso de fallecimiento. 
•    Si el pago fue realizado con dinero de cesantías, el reembolso podrá dirigirse al fondo correspondiente o dejarse como saldo a favor para otro programa de Educación Continua.
•    La Universidad no asume responsabilidad por los gastos adicionales generados por el uso de tarjetas de crédito o débito, ni por los gastos de desplazamiento del participante.

Reglamento de aplazamientos – Programas virtuales

Es el traslado autorizado de la matrícula de un diplomado o curso virtual a la cohorte inmediatamente siguiente del mismo programa, sujeto a disponibilidad de cupo y condiciones académicas y administrativas.
El aplazamiento es una medida excepcional y no constituye una cancelación de matrícula ni garantiza la conservación indefinida del valor pagado.

Condiciones generales:

•    Aplica exclusivamente para diplomados y cursos virtuales de Educación Continua. No aplica para programas presenciales.
•    La solicitud debe realizarse al correo mentoria.virtual@eafit.edu.co, antes de la fecha de inicio del programa.
•    El aplazamiento solo podrá solicitarse por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditadas, como calamidad personal grave o enfermedad grave.
•    Toda solicitud será revisada y deberá contar con previa aprobación de Educación Continua. La presentación de la solicitud no implica su aprobación.
•    El estudiante deberá encontrarse al día en sus obligaciones financieras.
•    El aplazamiento deberá hacerse efectivo en la cohorte inmediatamente siguiente y dentro del mismo año calendario de la cohorte inicialmente matriculada.
•    La aprobación estará sujeta a la disponibilidad de cupo y a las condiciones académicas y administrativas del programa.

Límite de aplazamientos:
•  Se autorizará, como regla general, un solo aplazamiento por matrícula.
•  Un segundo aplazamiento únicamente podrá autorizarse en situaciones excepcionales debidamente justificadas y acreditadas, previa revisión y aprobación de Educación Continua.
•  Si el estudiante no se incorpora a la cohorte inmediatamente siguiente, perderá el derecho al aplazamiento y deberá realizar una nueva inscripción, sujeta a las condiciones vigentes.

Condiciones académicas y económicas:
Una vez aprobado el aplazamiento:
•  El valor pagado se conservará como saldo a favor para el mismo programa y la cohorte autorizada.
•  El saldo a favor no podrá transferirse a otra persona ni utilizarse para otro programa.
•  Las condiciones académicas, horarios, docentes, contenidos y demás características del programa podrán variar entre cohortes.
•  El aplazamiento no garantiza la reserva indefinida de un cupo.

Reglamento para eventos masivos

•  Devolución total: Si el participante notifica su no asistencia con al menos 24 horas hábiles de anticipación al inicio del evento, mediante correo escrito a inscripciones-ep@eafit.edu.co indicando su nombre completo, documento de identidad y el nombre del evento, se realizará la devolución del 100 % del valor pagado.
•  Sin devolución: Si el participante no asiste al evento una vez iniciado, sin haber notificado con la debida anticipación, no habrá lugar a devolución.

Reglamento de inasistencias

Justificación de inasistencias
Se reconocerán como causales válidas de justificación de inasistencia, exclusivamente, la incapacidad médica y la calamidad doméstica, debidamente certificadas por la entidad competente. Las inasistencias justificadas bajo estas causales no generarán sustitución de clases, pero se tendrán en cuenta para efectos del registro de asistencia, siempre que no superen el 20 % de las horas totales del programa, incluidas las inasistencias sin justificación previas.
Nota: No se realizará sustitución de clase por ningún motivo de inasistencia. Las causales válidas inciden únicamente en el registro de asistencia, no en la reposición de sesiones.

Abandono no notificado
El abandono del programa sin notificación formal a la Universidad no genera derecho a devolución del valor pagado.

Inasistencias por fuerza mayor
En los casos de inasistencia por calamidad personal, enfermedad grave o fallecimiento debidamente acreditados, la Universidad reconocerá el valor proporcional de las clases no cursadas como saldo a favor, con una vigencia de un año para ser aplicado en cualquier programa de Educación Continua.
 

Reglamento de certificación

Certificado de asistencia
La Universidad otorgará certificado de asistencia a los participantes que asistan al menos al 80 % de las horas totales del programa. En diplomados con estructura modular, el requisito del 80 % aplica de manera independiente para cada módulo matriculado.

Certificado de aprobación
La Universidad otorgará certificado de aprobación a los participantes que, además de cumplir con el requisito de asistencia del 80 %, superen las rúbricas de evaluación establecidas para el programa con una calificación mínima de 3,0 sobre 5,0. Si se requiere homologación para un programa de posgrado[MR4.1] se requiere una calificación mínima de 3.5. Los programas que contemplen evaluación de conocimiento lo indicarán expresamente en su descripción; en los demás casos, el certificado emitido será de asistencia.

Naturaleza de la certificación
Dado que los programas de Educación Continua corresponden a educación no formal, la Universidad no está obligada a emitir calificaciones cuantitativas ni escalafones de participantes, salvo en los programas que así lo establezcan explícitamente (microcredenciales y diplomados homologables).

Quejas y sugerencias sobre certificación
Las inquietudes, quejas o sugerencias relacionadas con la certificación pueden remitirse al correo insigniasep@eafit.edu.co  
 

Política de uso de contenidos digitales y propiedad intelectual

Los contenidos digitales dispuestos en las aulas virtuales, incluyendo videos, grabaciones de sesiones, materiales de clase y recursos académicos, están destinados exclusivamente a fines académicos dentro del marco del programa matriculado.
•    La matrícula implica la aceptación de los términos y condiciones de uso de dichos contenidos, así como el compromiso de mantener una conducta respetuosa en las plataformas digitales. Esta aceptación no sustituye la autorización para el tratamiento de datos personales, la cual se rige por lo previsto en la Política de tratamiento de datos personales.
•    Todos los contenidos son propiedad intelectual de la Universidad EAFIT. Queda prohibida su reproducción, distribución, divulgación o cualquier uso distinto al académico sin autorización previa y expresa de la Universidad.
•    La Universidad se reserva el derecho de determinar el tiempo de almacenamiento y disponibilidad de los materiales académicos generados durante los programas. En el caso de materiales que contengan datos personales, como las grabaciones de sesiones, el tiempo de conservación se limitará al necesario para cumplir la finalidad académica y las obligaciones legales aplicables.
•    La coordinación académica realizará seguimiento al uso adecuado de los contenidos y adoptará las acciones correspondientes ante incumplimientos. Para este fin, la actividad de los participantes en las plataformas podrá ser registrada, lo cual se les informa por medio de la presente política.
Nota: Las sesiones en modalidad no presencial o bimodal podrán ser grabadas con fines académicos. Los participantes serán informados de ello previamente y al inicio de cada sesión, y el tratamiento de su imagen y voz se sujetará a la autorización otorgada conforme a la política de tratamiento de datos personales. El uso de dichas grabaciones se rige por esta política y por las disposiciones de tratamiento de datos personales de la Universidad.

Política de tratamiento de datos personales

La Universidad EAFIT adopta y aplica su Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en todas las actividades relacionadas con sus programas de Educación Continua. Dicha política regula la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos de los participantes, en cumplimiento de la normativa colombiana vigente (Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

En particular, en el marco de los programas de Educación Continua se observará lo siguiente:

Datos sensibles: los soportes de incapacidad médica, enfermedad grave, calamidad o fallecimiento que se aporten para justificar inasistencias, cancelaciones o aplazamientos contienen datos sensibles. Su aporte es requisito indispensable para acreditar la causal invocada, de modo que, si el participante no los suministra, la causal no se entenderá acreditada y no habrá lugar al reconocimiento correspondiente. Al aportarlos, el participante otorga autorización explícita para su tratamiento con esta única finalidad, en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. La Universidad solicitará únicamente la información estrictamente necesaria para verificar la causal invocada, sin exigir diagnósticos ni historia clínica, y restringirá su acceso al personal que deba conocerla.

Imagen y voz: la imagen y la voz de las participantes captadas en grabaciones, fotografías o sesiones virtuales podrán constituir datos biométricos y, por tanto, sensibles. En consecuencia, la Universidad las tratará con las medidas reforzadas propias de esta categoría, solo con fines académicos o institucionales informados y previa autorización expresa, explícita e informada del titular.

Plataformas y terceros: las aulas virtuales, las herramientas de grabación y las plataformas de emisión de certificados e insignias digitales podrán ser operadas por terceros proveedores, ubicados en Colombia o en el exterior, quienes actuarán como encargados del tratamiento bajo las condiciones contractuales y de seguridad exigidas por la ley y por la política institucional.

Menores de edad: cuando en un programa participen niños, niñas o adolescentes, el tratamiento de sus datos atenderá en todo caso su interés superior. En reconocimiento de su derecho a ser escuchados y de su autonomía progresiva, los adolescentes podrán otorgar directamente la autorización previa y expresa para el tratamiento de sus datos personales, exclusivamente para las finalidades asociadas al ejercicio de su derecho a la educación y a la prestación del servicio educativo. Para finalidades distintas, así como para el tratamiento de datos de niños, la autorización deberá ser otorgada por su representante legal.

Comunicaciones institucionales: con la autorización del titular, la Universidad podrá usar los datos de contacto para informar sobre su oferta académica. El participante podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir estas comunicaciones.

Ejercicio de derechos: el participante podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y presentar consultas o reclamos a través del correo datospersonales@eafit.edu.co. Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Para consultar la política completa, el participante puede acceder a: www.eafit.edu.co/politica-de-tratamiento-y-proteccion-de-datos-personales

Vigencia y actualización

Este reglamento entra en vigor a partir de su aprobación por las instancias competentes de la Universidad EAFIT, en este caso los jefes de programa de educación continua y será revisada de manera anual o cuando las circunstancias institucionales, normativas o del entorno así lo requieran. Cualquier modificación será comunicada oportunamente a los participantes a través de los canales institucionales.